M/S Shyamji Transport Company v. Food Corporation of India and Ors

VINOD S. BHARDWAJ, J. (Oral)

Challenge  in  the  present  petition  is  to  the  order  dated

04.01.2019  passed  by  the  Grievance  Redressal  Committee,  Food Corporation  of  India,  Zonal  Office  (N),  Noida  whereby  claim  of  the petitioner for re-fixation of the distance was rejected and it was ordered to pay as per the distance/charge given in the DNIT. A further prayer has been made by the petitioner for seeking directions to respondents No.1 and 2 to recalculate  the  dues  and  to  release  the  amount  of  bill  submitted  by  the petitioner along with interest @ 18% per annum.

FACTS

2.    Briefly summarized the facts of the present case are that the respondent-Food  Corporation  of  India  invited  a  composite  tender  for  the appointment of loading and unloading/Handling & Transport Contractor at Food  Corporation  Depots/Godowns  in  FCI  District  Rohtak,  under respondent  No.2-  Area  Manager,  Food  Corporation  of  India,  at  Uchana Centre. The last date for receipt of tender was 23.03.2013. Finding the bid most responsive, the petitioner was declared as the successful bidder both technically  and financially.  The  letter of  allotment dated  17.07.2013  was accordingly issued to the petitioner.  That on 26.07.2013, after receipt of the allotment  letter  and  before  joining  at  the  work,  the  petitioner  requested respondent No.2 to provide the distance from Storage points to Rail Heads, Uchana. A reply was received to the aforesaid letter from respondent No.2 that  the  distance  had  already  been  measured  and  also  provided  the measurement of the distance. The relevant extract pertaining to Rail Head Uchana was informed as under:- Rail head Uchana

1.  Baroda Hafed Complex Uchana    4.90 KM

2.  Mohendra & Sons Plinth Uchana    3.10 KM

3.  Dharamveer Plinth Uchana      3.80 KM

4.  Sajjan Plinth Uchana (HWC)      3.30 KM

5.  Sajjan Plinth Uchana (DFSC)      3.40 KM

6.  Nilam Sheokand Plinth Uchana    3.40 KM

7.  Sunita Jian Plinth Uchana      3.30 KM

8.  Manju Jain Plinth-I Uchana      3.30 KM

9.  Manju Jain Plinth-Il Uchana       3.30 KM

10.  HWC Campus Uchana via Bajrang W/B   3.30 KM

11.  Vijay Cottan Mill Uchana Via Bajrang W/B  3.20 KM

12.  Bijender Plinth Uchana"

3.    The petitioner immediately sent a letter to the Area Manager-respondent No.2 that the distances, as provided, were not depicting correct measurement. The said letter dated 01.08.2013, submitted by the petitioner, was received by the respondent and certain clarification was sought about the basis of giving different distance. Without going into that part of the correspondence, the respondents decided to verify the distance and hence ordered to constitute a Committee to measure the actual distance between both  the  points.  An  order  dated  16.08.2013  was  passed  to  measure  the distances  between  both  the  points  through  the  different  routes  that  were available. The above said Committee, however, did not submit any report. A request was submitted again by the petitioner for carrying out an expeditious calculation of the distance of various godowns from different routes so that the bills could be raised accordingly. Hence, respondent No.2 constituted another  Committee  which  submitted  its  report  dated  24.08.2013.  The petitioner submitted a representation to the respondents to carry out proper measurement and recommendation of the routes since the Committee had mentioned about two routes, out of which one route was not motor-able as there were many hurdles like Schools, Govt. Schools and main bazaar and the movement of a heavy vehicle through the same was not viable even as per the observations of the Committee. Hence, respondent No.2 constituted another Committee and ordered that the report dated 24.08.2013 prepared and  submitted  by  the  Committee  constituted  vide  office  order  dated

16.08.2013 be checked physically and to make clear recommendations as to which route should be considered for the loading of specials. The reference

made  to  the  aforesaid  Special  Committee  constituted  vide  order  dated

10.09.2013 reads thus:-No. S&C/HTC/Distance/Rok/2013/3541 dated 10.09.2013 A  committee  of  three  Managers  consisting  Sh.  S.P. Bhatia, Manager (Depot), Sh. Zile Singh, Manager (Depot) and Sh. K.K. Range, Manager (?C), FCI, B.C. Narwana is hereby constituted to examine the report dated 24.08.2013 submitted by the committee which was constituted vide this office order of even  no.  2959  dated  16.08.2013  for  measurement  of  the distance  from  various  storage  points  of  Uchana  centre  to Railhead,  Uchana  for  the  purpose  of  loading  of  specials  at rallhead, Uchana. The committee is advised to examine the report deeply and give their recommendation on the following points:-

1.   The  routes  mentioned  in  the  report  dated  24.08.2013 should be checked physically and it should be specifically recommended that which route is authorized and  motor-able to carry the stocks from storage points to rail head through heavy vehicles.

2.   It  should  also  clearly  recommend  that  which  route should be considered for loading of specials. Sd/- Manager (Contract) For General Manager

10.09.2013

4.    The above said Committee constituted on 10.09.2013 prepared its report dated 03.10.2013 and submitted the same to the Food Corporation of India wherein it was informed that the special cannot be loaded by short

routes as recommended by the previous Committee. The operative part of the said report dated 03.10.2013 is extracted as under:- FCI/BG-NRW/HTC-UCHANA/2013-14  Dated 03.10.2013 COMMITTEE REPORT In compliance to the General Manager FCI D.O., Rohtak Office Order No. S&C/HTD/Distance/ROK/2013/3541 dated 10.09.2013 a committee of following three officers was constituted to find out the distance of road/path ways during loading of specials at Uchana. Committee visited Uchana on

30.09.2013 and check physically the different roads and submit the report as under:-

(1)   We  have  a  visit  via  railhead  to  main  chowk  of  Main Bazzar, Uchana. It is a purely residential area, having narrow gali(street type). The electrical wires above the road are very low at regular intervals. In addition to that the primary school are situated. Out of these schools one is  private  and  other  is  Government  Primary  School. Hence not fit for movement of heavy food grain vehicle.

(2)   The road from main bazaar, Uchana to Uklana Railway crossing is commercial. Public vehicle such as scooter, bike, car, tractor etc. remain standing here and there due to  which  vehicle  loaded  with food  grains  cannot  move and there are quite chance of accident all the time.

(3)   That  at  the  end  of  main  bazaar  towards  Uklana  road Railway  crossing  big  pipal  and  orange  trees  are standing. The Railway crossing remains closed a number of times due to which there remains traffic jam. Due to big trees, the heavy vehicles cannot run freely. Hence, this route is not fit  for special loading.

(4)   Then,  we  move  from  Uchana  road  Railway  crossing toward Bajrang Dharam Kanta Maximum portion of the road was found badly damaged and is not motorable at present.

(5)   We  visited  and  checked  a  road  from  main  road  to opposite  police  station  Uchana  towards  Rail  Head Uchana. Following difficulties obstacles were observed in:-

i)k Entry  from  main  road  towards  so  called  link pathway/Anaj Mandi is not possible due to trees standing at the entry level of pathways.

ii)k The  said  pathways  are  badly  damaged  and  are  not approved by Municipal Committee/PWD and any other authorities concerned.

iii)k It is the private property of present colonizer as learnt orally from general public. The  previous  committee  has  submitted  this  report  of distance of all storing points through difference routes. Whereas, physically difficulties was observed during our inspection which have been enumerated above. Hence it can be concluded that specials cannot be loaded via these routes. (Emphasis Supplied)

5.    The alternative route as approved by the said Committee in its order dated 03.10.2013 was thereafter approved by the Contract Division, Finance  Division,  Area  Manager  of  respondent  No.1  whereupon  the petitioner initiated the conclusion of the work.  The bills were submitted and as many as 06 bills were duly cleared by the respondents. However, the

subsequent bills submitted to the tune of Rs. 6,89,047.74, were withheld by the  respondents  without  assigning  any  reasons.  At  no  point  of  time,  the respondents disputed the distance as measured and claimed for the route or the genuineness of the route taken by them.

6.    A  representation  dated  20.03.2014  was  hence  sent  by  the petitioner to the respondent No.2 regarding release of the payment of bill No.7 but neither the same was replied to nor the payment released even though  the  subsequent  bill  No.  12  was  totally  paid.  The  respondents deducted and withheld certain amounts from Bill No. 08, 09, 10, 11, 13, 14 and 15 to a total of Rs. 10,94,735/- approximately, without assigning any reason. Representations were repeatedly submitted by the petitioner but the same were not responded to, hence, the petitioner approached this Court by way of CWP-16655 of 2016 seeking release of the aforesaid amount of Rs. 10,94,735/- towards the pending bills, Rs. 6,50,000/- against security and Rs. 13,00,000/- towards the Bank Guarantee, alongwith interest @ 18%. p.a. The  said  writ  petition  was  disposed  of  by  this  Court  vide  order  dated

17.08.2016 directing the respondent to take a decision on the letter dated

20.03.2014  and  the  representations  dated  05.09.2014  and  06.06.2016 submitted  by  the  petitioner,  in  accordance  with  law  and  by  passing  a speaking order and after affording an opportunity of hearing to him.

7.     That in compliance to the aforesaid order, a non-speaking order dated 21.11.2016 was passed by the respondents rejecting the claim of the

8.     The said order was challenged yet again before the High Court in  CWP-3458  of  2017  which  was  again  disposed  of  vide  order  dated

04.09.2018  with  a  liberty  to  the  petitioner  to  approach  the  Grievances Redressal Committee, Noida. The said Forum was directed to consider and decide  the  claim  of  the  petitioner  expeditiously  and  preferably  within  a period of 03 months from the date of laying of the claim by the petitioner.

9.      It  is  further  submitted  that  the  petitioner  had  also  sought information  under  the  Right  to  Information  Act,  2005  pertaining  to  the official notings as per which the storage points had been got measured by the respondents for making payment and the necessary approvals that had been granted. The same were also furnished to the respondents and were placed before the Grievance Redressal Committee. Nonetheless, vide order dated

04.01.2019, the Grievance Redressal Committee also rejected the claim of the petitioner. Hence, the present writ petition.

10.    A written statement had been filed on behalf of the respondents wherein the factual aspects pertaining to the formation of Committee as well as the report submitted by it were not disputed. It is further averred that the petitioner is not entitled to the demand raised by him and the order by the Grievance  Redressal  Committee  has  been  passed  in  accordance  with  the terms and conditions of the MTF. Reliance was placed on Clause -2 B (II) claiming that it was obligatory on the part of the tenderer to get himself fully acquainted  with  the  size  and  location  of  the  godowns  viz.-a-viz. loading/unloading points, before submission of tenders and rates quoted by them for the same. It was also averred that the petitioner had duly furnished

his forwarding letter and in the operative part of the bid letter that he had acquainted himself with all the terms and conditions of the tender document and gave an undertaking to abide by the same. It is also stated that after the award of the contract vide letter dated 17.07.2013, the letter was sent by the petitioner on 26.07.2013, however, the said dispute was not maintainable. The distances were always incorporated in the DNIT and the petitioner could not have disputed the distances after submission of the bid. Nonetheless, a response was sent and the bills were also inadvertently cleared. Later, during the scrutiny of the bill submitted by the petitioner, it was found that he had claimed  and  received  payments  on  the  higher  side  as  against  the  actual payment due. The excess amount released was adjusted in the subsequent bills and accounted for in terms of the MTF.  All the bills had already been cleared and admissible liability paid as per the standard distance already available prior to the present tender enquiry which was drawn on the basis of the  previous  contract(s)  as  well  as  the  subsequent  contract  for  the  same center/storage points to the nearest Rail head.  It is also averred that all the aspects  have  been  properly  considered  by  the  Grievance  Redressal Committee  in  its  order  dated  04.01.2019  and  a  detailed  speaking  order, noticing all the aforesaid aspects, had been passed  on light of the essential terms  and  conditions  of  the  handling  and  transport  contract  for  Uchana Centre (Division Rohtak). Further, a plea was raised that there was no way to ascertain as to whether the petitioner had actually taken the longer route for which the distance payment has been claimed or had been transported through the shortest route.

11.    No replication to the written statement has been filed.

ARGUMENTS

12.    Learned  Counsel  appearing  on  behalf  of  the  petitioner  has argued that the schedule of rates and services for handling transport contract as appended as Part 'B' of the tender document dated 23.03.2013 shows the rates were to be quoted per 100 bags. It also prescribes a separate additional payment for the distance to be travelled but no specific distance has been capped therein and only a rate per km has been provided. The petitioner had submitted  a  bid  @  110.85%  over  and  above  the  schedule  rates  and  the distances were required to be actually measured. In furtherance thereto, the petitioner  had  submitted  the  request  to  the  respondents  to  convey  the distance. The communication sent by him established that the distances were correctly measured and accordingly, the said objection was raised before the competent authority whereupon a Committee of its officials was constituted by the respondent for verifying the routes examined and to physically check the  best  roads  that  were  available  and  to  make  an  appropriate recommendation of the route thereupon.

13.     It is submitted that Part 'B' of the schedule as appended to the DNIT specifically provides that the distance, as fixed by the Chief Engineer PWD or any other officer nominated by him or by the General Manager of the Food Corporation of India or checked by an officer acting on his behalf rounded off to the nearest 0.50 kms, has to be filed. The said clause reads thus:- "The  distance  will  be  reckoned  as  fixed  by  the Chief Engineer PWD or any officer nominated by him or by the General Manager Food Corporation of India or VISHAL SHARMA

checked by an officer acting on his behalf rounded off to the nearest 0.50 kms (applicable to item-7)."

14.    It  is  contended  that  the  Committee  constituted  by  the  Food Corporation  of  India  examined  the  different  available  routes  and  their respective  distances  and  made  its  recommendation  in  its  report  dated

03.10.2013.  As  per  the  same,  five  routes  were  found  not  suitable  and feasible for the special loadings. The office considered the different routes and the measurements recommended by  the Committees and came to its conclusion, as per the office noting supplied under the Right to Information Act, 2005. The true translated extract thereof reads thus:- "As per the order of this office dated 10.09.2013, Committee  of  3  Manager  was  constituted  (page  69/C), this Committee was constituted to inquire and give the recommendation  of  the  previous  committee  which  was constituted on 24.08.2013. Committee was told to clearly provide  regarding  the  route  from  Uchana  Centre  to different storage points to rail head which is motorable and the route which is right for loading the special. Now, this committee has given the report which is annexed at page A as per the committee

1.   The  heavy  vehicles  cannot  play  for  loading  the special  from  Uchana  Main  Bazar  to  rail  head, Uchana.

2.   Heavy vehicle cannot be played from main chowk to main bazar Uchana to Uklana road because of the crowded area on this way.

3.   On the railway crossing on the Uchana road there are  big  tree  because  of  that  the  jam  was  there. Because of that the heavy vehicle cannot be plied.

4.   Near the railway crossing on Uchana Road near Bajrang  Dharam  Kanta  the  road  is  damaged, which is not motorable.

5.   Opposite the police station, Uchana two ways lead to rail head on that ways:- A.   From  the  main  road  the  entry  is  not  possible because there are many trees. B.   The  whole  path  is  damaged  and  that  is  not approved from any authority. C.   This way is property of some private colonizer. D.   At the end committee came to the conclusion that from the above said ways, it is not possible to load the special. E.   First  Committee  measured  the  distance  are  as follows:- Sr.  Name  of  Godowns  Distance  Distance No.   to Rail Head   from  the  from above  said  different way way

1.  HWC, Uchana  2.8 km  3.4 km

2.  PEG, Karsindhu  9.8 km   9.8 km

3.  Hafed  Godown,  5.7km  6.6 km Baroda

4.  Mahindra  Cotton  3.9 km   4.8 km Mills

5.  Sajjan  and  Neelam  4.2 km   5.0 km Plinth

6.   Sanju  Jain,  Sunita  4.1 km  4.9 km

Jain and Aruna Jain Plinth

As  per  the  above  said  report  and  analysis  of committee the distances which were shown at Point A are not motorable or on this way the heavy vehicies cannot be played (for loading the specials). After that the other ways is shown in column B, hence in column B, the ways are shown can be considered for the payment to HTC and the loading of specials through these ways are also got received  with  work  slip  from  manager  contract  BG Narwana with two bills is also verified. (Emphasis Supplied)

15.    It is thus evident that motorable distances from different way and labeled as 'B' were accepted by the competent authority for making of the payments and that first bills were also cleared on the strength thereof. He submits that notwithstanding the decision taken by the competent authority about  the  distance  as  reflected  in  table  'B',  the  Grievance  Redressal Committee proceeded to return a finding contrary to the said decision where it was not competent to do so. The Food Corporation of India never raised a challenge to the above decision taken by the competent authority, after due verification of the distance in terms of Clause 5 of Part 'B' of the schedule of rates as appended to the DNIT. ARGUMENTS BY RESPONDENT

16.    Counsel for the respondent-Food Corporation of India on the other hand contends that the contention of the petitioner cannot be accepted in view of the terms and conditions of the tender documents as well as the

conditions  as  prescribed  under  Clause-2-B  (ii)  alongwith  the  averments contained in  the  forwarding  letter  and  in  para  II of  the  Appendix 7.  He contends that a bid at 110.85% over and above the schedule rate and services had been approved and it was a charge payable for 2 years and that the petitioner cannot seek a revision of the rate on any further pretext about taking  a  longer  route.  He  places  reliance  on  the  order  dated  06.01.2016 passed  in  CWP-26325  of  2014  titled  as  "Gursewak  Singh  versus  Food Corporation of India and others". The relevant extract thereof reads thus:- The  petitioner  quoted  261%  ASOR  (Above Schedule of Rate) having an increase of 68.69% over the outgoing rate of the previous contract but since his rate was the lowest, therefore, the contract was awarded to him  for  a  period  of  two  years  w.e.f.  20.09.2011  to

19.09.2013. After the award of the contract, the petitioner transported  the  specials  till  January  2012  through  the aforesaid  route  but,  thereafter,  he  started  making representation that due to the construction of fly-over on the Railway Phatak, he had to undertake a longer route and had to incur more expenses on transportation. On the basis of that information, the payments were made but the Regional Office of the FCI constituted a Committee of three Managers for investigating the issue in which the Committee  noticed  that  the  movement  of  the  trucks through  a  service  lane  adjoining  the  fly-  over  under construction  is  going  on  and  even  the  petitioner  was using  the  same,  but  the  petitioner  had claimed  lacs  of rupees on the pretext of transportation through a longer route  by  mis-representation  of  facts,  therefore,  the petitioner  was  served  with  a  show  cause  notice  dated

30.01.2013  and  after  his  reply  dated  06.02.2013,  the

Competent Authority passed the order dated 01.07.2013, to  which  a  corrigendum  was  issued  on  13.08.2014 whereby the recovery of Rs. 39,51,231/- has been effected as per the set-off Clause XI(b) and (e), according to the undertaking given by the petitioner, from the outstanding payments payable to the petitioner by the FCI. Xx  xxx  xxx  xxx  xxx  xxxx  xxx  xxx  xxx On the other hand, counsel for the respondents has submitted that after the appointment of the petitioner as TC  of  Budhlada  Centre  by  Regional  Office  (PB), Chandigarh on 20.09.2011 for the period of two years w.e.f.  20.09.2011  to  19.09.2013,  he  transported  the specials  upto  January  2012  but,  thereafter,  started making  representations  that  due  to  construction  of  the fly-over on the Railway Phatak, he had to undertake a longer route, whereas according to the respondents, he has been using the sideway of the over-bridge and has claimed lacs of rupees on the pretext of longer route by misrepresentation. It is also submitted that it had been made known to the petitioner in the MTF itself that the rate  has  been  fixed  on  point  to  point  basis  without indicating the route and in no circumstances, the request for  change  of  route  or  alternate  will  be  considered. Moreover, the petitioner had quoted 261% ASOR, which was having an increase of 68.69% over and above the outgoing rates of the previous contract, therefore, he was not entitled to claim damages from the FCI on the pretext of  transportation  through  a  longer  route  which  was termed  as  misrepresentation.  It  is  also  submitted  this question of facts cannot be decided in the writ petition and the remedy available to the petitioner is of the civil

After hearing learned counsel for the parties and examining the available record, I am of the considered opinion  that  there  is  no  error  in  the  impugned  order because it was specifically made clear in Clause XV of the MTF that the rates are fixed on point to point basis without indicating the route, which cannot be changed in any  circumstance.  Moreover,  the  petitioner  was  given liberty to quote any rate in terms of any route above the scheduled rates after considering the ground realities and the  facts  and  circumstances  especially  when  no  future request was to be considered by the FCI and in the light thereof, the petitioner had quoted 261% ASOR, having an increase of 68.69% over and above the outgoing rate of the  previous  contract  and  cannot  just  rely  upon  any correspondence  of  the  lower  staff  of  the  FCI,  being himself  bound  by  the  terms  and  conditions  of  the contract. Thus, keeping in view the totality of the facts and circumstances, I do not find any merit in the present writ petition and hence, the same is hereby dismissed.

17.    It is thus strenuously argued that the said aspect has already been considered by this Court and claims under similar circumstances on account of the claim for having to take a longer route, were declined.

18.    It is submitted that it was up to the petitioner to carry out due diligence before submission of the price bid and by not having done so, he cannot seek re-determination of the charges payable to him. Having already raised  a  bill  of  Rs.  10,94,735/-  at  110.85%  above  the  schedule  rate  for services, no further enhancement under the garb of a longer distance can be sought for by the petitioner.

REBUTTAL ARGUMENTS

19.    Counsel  for  the  petitioner,  while  controverting  the  aforesaid arguments, has contended that the said judgment would not be applicable to the facts of the present case for the following reasons:-

i)  That in the present case, a Committee of Officers had been duly constituted to carry out a actual measurement of distances and to make recommendations. The shorter routes were ruled out by the  Committee  by  specifically  recording  a  finding  that  they were not motor-able and feasible for the specials to be loaded or unloaded  and  to  be  taken  through  the  same.  Whereas  the committee report in the judgment of Gursewak Singh (supra) that  has  been  referred  to  was  to  the  opposite  and  it  was informed  that  the  service  lane  along  the  railway  bridge  was taken and the bill for longer route was wrongly claimed.

ii)  That the Clause 5 of the part 'B' of the schedule of rates has not been referred to in the aforesaid judgment of Gursewak Singh (Supra) which empowers the Chief Engineer or any authority nominated by him to carry out an actual measurement of the distances. The said procedure had been followed in the present case  whereas  there  is  no  such  reference  to  the  abovesaid procedure in the case of Gursewak Singh (Supra).

(iii)  It is further averred that the schedule of rates itself specified the rate to be submitted by the petitioner with respect to the metric tonne  carriage  capacity  and  that  the  distances  were  to  be

separate. A rate on the basis of distance was prescribed for the transportation of the food grains. Hence, the bill submitted by the petitioner @ 110.85% over and above the schedule of rate has to be read in the context of the schedule of rate and not with respect  to  the  distance  since  there  is  no  fixed  prescribed distance in the DNIT. The said aspect has also not been taken into account in the judgment of Gursewak Singh (Supra). CONSIDERATION

20.    I  have  heard  learned  Counsel  appearing  on  behalf  of  the respective parties and have gone through the documents appended alongwith the present writ petition.

21.    Before  proceeding  further  into  the  matter,  certain  relevant clauses that are relied upon by the Counsel for the respondents are extracted as under:- "Clause  2-B  (II):  The  tenderers  must  get themselves fully acquainted with the size and location of godowns vis-?-vis loading / unloading points before sub-mission of tender and rates quoted by them for loading / unloading from trucks/wagons shall be deemed to have been  done  after  such  acquaintance.  Once  a  tender  is submitted by a party he shall be deemed to have fully acquainted himself with the size and location of godowns vis-?-vis loading/ unloading points and he shall not be entitled  to  any  compensation  arising  out  of  any discrepancy in the size and location of godowns / group of  godowns  found  later  on,  or  on  the  ground  that  the workers employed by him are demanding higher rates of

wages or load involved in certain operation(s) is more or the bags to be handled are heavier". Xx  xxx  xxx  xxx  xxx  xxx  xx  xxx  xxx "Para  No.  2  of  forwarding  letter:  I  have thoroughly examined and understood all the terms and conditions  as  contained  in  the  Tender  document, invitation to tender, General Information to Tenderer and its annexure & appendix and agree to abide by them". Xx  xx  xxxxxx  xxx  xxx  xxx  xxx  xxx "Para No. 2 of Price Bid Letter: I have thoroughly examined  and  understood  instructions  to  tenderers. Terms  and  conditions  of  contract  as  given  in  the invitation  to  tender  titled  as  General  Information  to tenderer and those contained in General Conditions of contract and its annexure, appendix, and schedules and agreed to abide by them"

22.    On the other hand, certain other clauses of the DNIT would also be  essential  for  adjudication  of  the  present  controversy.  The  same  are extracted as under:- Part-B PRICE BID FOR HTC UCHANA Tender No.         Dated 23.03.2013 PRICE BID SCHEDULE OF RATES AND SERVICES FOR HANDLING AND TRANSPORT CONTRACT AT FSD, UCHANA Sr. No.   Description of  RATE  PER HUNDRED BAGS services PART-1 Receipts Deliveries  For bags  For bags  For bags

weighing  weighing  weighing upto 40  upto 50  more 50 kg.  kg.  kg. Xx   xxx     xx   xxx     xx   xxx    xx   xxx    xx   xxx     xx   xxx     xx st2.  For  transporting   Rs. 157/-  per 10 M.T. for the 1 foodgrains  bags  to  one K.M. and Rs. 32/- for every and  from  Railheads  additional half  K.M. upto 8 to  the  following  K.M. and thereafter Rs. 16/- for godowns  as  every addl. Half K.M. mentioned in Clause-XIX, Part-1 (2) Xx   xxx     xx   xxx     xx   xxx    xx   xxx    xx   xxx     xx   xxx     xx st7.   For transporting the  Rs. 157/- per 10 M.T. for the 1 foodgrain  bags  by  one K.M. and Rs. 32/- for every trucks  from  one  additional  half K.M. upto 8 godown  to  another  K.M. and thereafter Rs. 16/- for godown/railhead  or  every addl. Half K.M. any  other  place  or vice-versa  for  which rates  rate  payable under  item  have  not been  specifically fixed,  as  mentioned Part. 1(2) in Clause-XIX, Part-1 (7). Xxx  xxx  xxx  xxx  xxx  xxx  xxx  xxx  xxx  xxx

3.  The  transport  charges  are  payable  for  the  distance covered  by  loaded  lorries  /  any  other  vehicle  and  not  for distances covered on return journey or from garage to place of

loading  or  back  to  garage.  Payment  on  net  weight  basis envisaged in the note above applies to handling operations also.

4. Transport charges shall be payable for 1 kilometer when the distances covered by a loaded/lorry/any other vehicle per trip is less than one kilometer, for distance over one kilometer per trip, the distance covered by a lorry/any other vehicle shall in all cases be rounded off to the nearest 0.50 kms. (Applicable to item -7).

5.  The  distance  will  be  reckoned  as  fixed  by  the  Chief Engineer  PWD  or  any  officer  nominated  by  him  or  by  the General Manager Food Corporation of India or checked by an officer acting on his behalf rounded off to the nearest 0.50 kms (applicable to item-7)." (Emphasis Supplied)

23.    In  terms  of  the  aforesaid  terms  and  conditions  of  part  'B' pertaining to price bid for Handling & Transport Contract, Uchana, it would be apposite to refer to the bid submitted by the petitioner and available as Appendix  VII. The rate offered by the petitioner is extracted as under:-

3.  1/We offer to work on following rates, which includes all taxes, duties, cess etc.

i)  At the rates given in the schedule of rates for services, or

ii)   At 110.85 per cent (One hundred ten and paise eighty five only)  (Indicate  percentage  in  words)  above  the  rates given  in the schedule of rate for services, or

iii)k At Nil per cent (Nil) (Indicate percentage in words) below the rates given in the schedule of rates for services, and it is confirmed that no other charges would be payable to me/us.

24.    It is evident from a perusal of the above that the petitioner had submitted a bid @ 110.85% above the rates given in the schedule of rate for service.  The schedule of rate as has been extracted above shows that the charge was mentioned at Rs. 157 per 10 metric tonne for the first 1 km and Rs. 32/- for every additional half kilometer upto 08 kilometers and thereafter Rs. 16/- for every additional half kilometer at Sr. No. 2 and as Rs. 157.10 stmetric tonne for the 1  one kilometer and Rs. 32/- for every additional half kilometer upto 08 kilometers and Rs. 16/- for every additional half kilometer thereafter under serial No. 07.

25.    It is evident from a perusal of the clauses that while rate for the bags was a fixed component in the bid to be submitted, the distance was not prescribed in the tender. Only the rate for different distances was specified. No clause of the tender notice has been referred to by the Counsel for the respondent-Food Corporation of India that any distance was prescribed in the  tender  notice  or  that  any  maximum  transportation  distance  had  been capped.

26.    Rather, a conjoint reading of Clause 3. 4 and 5 of the tender notice establish that transport charges were payable for the distance covered by the lorries and further as per Clause 4, for distance over 1 km per trip, the distance is to be rounded off to the nearest half a kilometer. It is in the said context that Clause 5 empowers the Chief Engineer, PWD to determine the distance for which the charge becomes payable.

27.    The sequence of events also shows immediately on issuance of letter of work allotment on 17.07.2013, a letter for distance measurement

was sent by the petitioner on 26.07.2013. The respondents also constituted the  Committee  for  such  measurement  as  well  and  had  taken  a  specific decision on actual distance for which payment was to be made. This was followed by making payment for the said distances as well. Hence, it was a clear understanding of the parties as well that payment had to be made for the actual distance travelled.

28.    Clause  5  of  the  part  'B'  of  the  Price  bid  for  Handling  & Transport Contract, Uchana specifically empowered the competent authority to carry out a measurement of the distance followed by an exercise actually undertaken by the respondent-Food Corporation of India for carrying out such measurement. The recommendation of the route and the distances were also approved by the competent authority, as per the information furnished to the petitioner under the Right to Information Act, 2005, in as per which distances for different routes mentioned under 'Column B' were accepted and payments were also made. Such an acceptance would amount to be the measurement  undertaken  by  the  competent  authority  in  exercise  of  the powers under Clause 5 of the part 'B' pertaining to the schedule of rates as approved.

29.     Further, insofar as the reliance on Clause 2 B (II) is concerned, the same is in relation to a description of work and the object of the contract where a tenderer was required to be acquainted himself with the size and location  of  the  godown  viz.  a  viz.  loading/unloading  points  before submission of the tender and the rates quoted by them for loading/unloading contract and the quote shall be deemed to have been taken after such an

acquaintance. The said clause is not in relation to and does not determine the distances for which any payment is to be made. Reference to the same is out of contract and without even understanding of the terms and scheme of the tender. A reading of the said clause nowhere suggests that the same was laying  on  the  pricing  condition  and  it  was  only  in  the  context  of  work description  only.  Undisputedly,  even  the  price  bid  submitted  by  the petitioner in Appendix VII does not specify any distance for which such rate has been quoted. Hence, it cannot ipso facto be read into the price bid or the schedule of rates, as approved, that the distance stood determined. After the determination of a distance undertaken by the competent authority and a decision taken, accepting the report submitted by a Committee constituted by the respondents, it does not lie with the Food Corporation of India to deny  such  determination  and  acceptance  of  the  recommendations  by  the competent  authority.  The  acceptance  of  the  decision  pertaining  to  the distances  was    never  a  subject  matter  of  challenge before  the  Grievance Redressal Committee and it seems that it was later in point time that the respondents chose to retract from their decision about the actual distance and withheld the payments from the subsequent bills.

30.    Now adverting to the reliance placed on the judgment of this Court  in  the  matter  of  Gursewak  Singh  (Supra),  I  find  that  the  said judgment  would  not  apply  to  the  facts  of  the  present  case.  Various provisions  in  relation  to  part  'B',  the  terms  and  conditions  of  Part  'B' including the mode and methodology of determination of the distance as also the import of the rate pertaining to the weight as well as the distance, which was a variable content of the price bid, submitted have not been taken into

consideration in the said judgment. Additionally, the reasons as cited by the petitioner  while  rebutting  the  applicability  of  the  said  judgment  are  well drawn and based upon a comparative study of the facts of each case.

31.    In  view  of  the  above,  I  find  that  the  order  passed  by  the Grievance Redressal Committee is not based upon correct interpretation of the  terms  and  conditions  of  the  tender  document  and  the  conditions incorporated therein.  The said order is hence held bad.

32.     The present writ petition is consequentially allowed. The order dated  04.01.2019  (Annexure  P-19)  passed  by  the  Grievance  Redressal Committee,  Food  Corporation  of  India  is  set  aside.  The  respondents  are directed to make the payment in terms of the distances as approved by the Committee  as  per  the  report  accepted  by  the  competent  offices  of  the respondent-Food Corporation of India itself.  Let the aforesaid exercise be completed by the respondents within a period of three months of a receipt of certified copy of this order and the admissible payment be released to the petitioner alongwith interest @ 6% per annum.

(VINOD S. BHARDWAJ) OCTOBER 01, 2024             JUDGE Vishal Sharma

IN THE HIGH COURT OF PUNJAB AND HARYANA AT CHANDIGARH CWP-20569-2019 (O&M) Date of decision: 01.10.2024 M/S SHYAMJI TRANSPORT COMPANY ......Petitioner VERSUS FOOD CORPORATION OF INDIA AND OTHERS .......Respondents CORAM : HON'BLE MR. JUSTICE VINOD S. BHARDWAJ 00000 Present: - Mr. Alok Mittal, Advocate for the petitioner. Mr. K.K. Gupta, Advocate for the respondents-Food Corporation of India. *****