The Pb St. Coop. Agricultural Development Bank Ltd Chd v. The Addl Registrar General Coop. Socieities Pb Chd

NAMIT KUMAR, J. (ORAL)

1.     The instant petition has been filed by petitioner – Punjab State  Cooperative  Agricultural  Development  Bank  Limited, Chandigarh (hereinafter referred to as 'the Bank') impugning the order dated 07.08.1996 (Annexure P-9), passed by the Revisional Authority, whereby it has been directed to treat respondent No.2 on duty with all consequential benefits w.e.f. 01.07.1987.

2.    The brief facts of the case, as have been pleaded in the petition, are that respondent No.2-S.K. Bhanot was appointed as Land Evaluation Officer vide letter dated 21.03.1969, which has now been redesignated as Field Officer.  The service conditions of the employees of the Bank are governed by the Punjab State Cooperative Agricultural

Development  Banks  Service  (Common  Cadre)  Rules,  1978. Thereafter,  the  Bank  has  been  renamed  as  'The  Punjab  State Cooperative Agricultural Development Bank Limited'.  It has further been  stated  that  respondent  No.2  had  remained  on  leave  due  to  his illness.  Thereafter, he submitted a leave application dated 05.07.1982 for leave from 26.07.1982 to 31.12.1982 on the ground that he wants to go out of India and get himself medically checked up in order to avail best treatment.  This leave was sanctioned by the Bank.  Thereafter, vide his application dated 06.01.1983, he applied for extension of leave from 01.01.1983 to 30.06.1983, by stating that he is not in a position to attend the office.  The said leave was refused by the Bank vide letter dated 12.01.1983.  He again wrote a letter dated 15.01.1983 that he is not in a position to attend the office and keeping in view his request, the Bank had sanctioned him leave upto 30.06.1983, vide letter dated

05.02.1983, and it was specifically mentioned therein that no further leave will be sanctioned and he should attend his duty on 01.07.1983 and it was also made clear that in future he should not proceed on leave till the leave is sanctioned, otherwise disciplinary action will be taken against him.  Respondent No.2 did not attend the duty on 01.07.1983 and again applied for extension of leave  on account of unavoidable circumstances, vide his leave application dated 01.07.1983.  The same was refused vide letter dated 07.07.1983.  However, he again made a request vide letter dated 10.07.1983 that his leave may be considered sympathetically as his circumstances do not permit him to attend the duty.    Keeping in view  his  request,  the  Bank  again sanctioned  him

leave upto 31.12.1983 vide letter dated 10.09.1983.  He again wrote a letter dated 01.01.1984, requesting for extension of leave, however, no reason was mentioned in the leave application.  Consequently, the Bank directed him to attend the duties.  Respondent No.2 again submitted that he had to attend his ailing mother who is under treatment at Patiala, therefore, requested for leave.  Keeping in view his request, the Bank sanctioned  leave  upto  30.06.1984,  vide  letter  dated  31.03.1984. Thereafter, he was sanctioned extraordinary leave till 30.06.1984 and thereafter  no  leave  application  was  received  in  the  Bank  from respondent No.2.  Therefore, respondent No.2 was wilfully absent from duty  and  consequently,  he  was  declared  so  under  Rule  8.16  of  the 'Punjab  Civil  Services  Rules  Volume  I  Part  I'  vide  letter  dated

30.11.1984.    However,  respondent  No.2  again  submitted  leave application  dated  27.12.1984,  which  was  received  by  the  Bank  on

28.12.1984 for extension of leave upto 31.06.1985.  However, the Bank rejected the same vide letter dated 02.02.1985 (Annexure P-4), on the ground  that  he  had  already  been  declared  absent  from  duty  w.e.f.

01.07.1984

3.    Thereafter,  respondent  No.2  was  issued  a  chargesheet dated 06.04.1988 (Annexure P-5) to which he submitted reply dated

21.05.1988 (Annexure P-6).  The reply filed by respondent No.2 was not  found  to  be  satisfactory  and  consequently,  Sh.  Iqbal  Singh, Vigilance Officer, was appointed as Inquiry Officer to hold the inquiry. The  Inquiry  Officer  submitted  his  report  (Annexure  P-7)  in  which respondent No.2 was found guilty of wilful absence from duty w.e.f.

01.07.1984.  On the basis of the said inquiry report, punishing authority vide order dated 22.01.1990 imposed a punishment of forfeiting the benefit of his previous service and he was allowed to join his duty from the date of fresh joining report.  He was directed to submit his fresh joining report w.e.f. 22.01.1990.  Against the order dated 22.01.1990, respondent No.2 filed an appeal before the Administrative Committee (Exercising the powers of Appellate Authority).  The said appeal was considered  by  the  Administrative  Committee  in  its  meeting  held  on

08.10.1992 and it was decided to restore the service forfeited by the punishing authority and for treating the period of absence as leave of the kind due and it was further decided that four annual increments of respondent No.2 be stopped with cumulative effect w.e.f. 22.01.1990. Aggrieved  against  the  appellate  order  dated  08.10.1992,  respondent No.2 filed revision under Section 27(3) read with Section 26(1-E)and Section 69 of the Punjab Cooperative Societies Act, 1961 and Rules 11 and  19  of  the  Common  Cadre  Rules,  1978  before  the  Registrar, Cooperative  Societies,  Punjab.    The  said  revision  petition  was considered by the Additional Registrar (Admn.) Cooperative Societies, Punjab, Chandigarh, and the same was disposed of vide order dated

03.03.1994 (Annexure R-2/1) by passing following order: - "After  hearing  the  learned  counsels  for  both  the parties and perusing the record produced before me, it has come to my notice that the petitioner after availing long leave, again joined his duties on 01.07.1987.  This fact has also been admitted by the respondent-bank in their written statement.  But the Appellate Authority while deciding the appeal of the petitioner, has not clarified the period from

1.7.1987  to  22.1.1990  whether  during  this  period  the petitioner Shri S.K. Bhanot remained on duty or on leave or absent from duty. To  clarify  the  above-mentioned  period  i.e.  from

1.7.1987  to  22.1.1990  whether  the  petitioner  is  to  be treated  on  duty  or  on  leave  or  absent  from  duty  the Revision  petition  is  remanded  back  to  the  Board  of Directors  Administrator,  the  Punjab  State  Cooperative Agricultural Development Bank Ltd; Chandigarh.  After passing clear order of this period, the case be sent back to this office for deciding the revision petition on merits. Announced. Dated- 3.3.1994.              (C.S.Srivastava) I.A.S. Additional Registrar (Admn.) Cooperative Societies, Punjab, Chandigarh"

4.    Thereafter, the revision petition has been accepted by the Revisional Authority vide order dated 07.08.1996 (Annexure P-9) with direction  to  treat  respondent  No.2  on  duty  with  all  consequential benefits w.e.f. 01.07.1987.  The order dated 07.08.1996 reads as under: "………The issue involved in the petition are:-

1)   What is the period of absence as per the decision of the appellate authority?

2)  Whether  the  joining  report  dated

1.7.1987 of the petitioner is final?

3)  Whether the punishment of stoppage of four annual increments of the petitioner with cumulative effect since 22.1.90 is proper? Issue No.1 The  order  of  Administrative  Committee  did  not make specific mention of the absence period which is to be treated  as  leave  of  the  kind  due.    Respondent  counsel

argued  that  this  period  is  made  clear  in  Bank,  Order endst. No.SOV/10661-E/SADB/ dated 5.1.93. Order dated 5.1.93 is not by the competent authority i.e. punishing and Appellate authority in the present case. These order are with regard to the fixation of petition pay etc.    Petitioner  was  charge-sheeted  on  6.4.1988,  the absence  period  is  specified  as  from  1.7.84  to  30.6.87. Even  for  the  sake  of  argument  it  was  not  amended  to

1.7.84  to  6.4.88,  while  issuing  the  charge-sheet. Petitioner submitted his joining report on 1.7.87 and the same was accepted by the Bank.  This fact is not denied and was admitted by the respondent in their reply para iii (of merit) dated 20.7.93. Therefore  period  of  absence  which  is  to  be regularised  in  the  leave  of  kind  due  to  petitioner consequent to the appellate order will be from 1.7.84 to

30.6.87. Issue No.2 Petitioner submitted his joining report on 1.7.87.  It was accepted by the Bank and the petitioner remained on duty subsequently.  He was not put under suspension after

1.7.87 to 22.1.90.  These facts have been accepted by the respondent in their reply dated 20.7.93 under Para III & VI (on merits).  The only logic given by the respondents is that petitioner resubmitted his joining report on 25.1.90 in compliance  to  the  direction  of  punishment  order  dated

22.2.90. Under the circumstance, I concur with the decision of Hon'ble Punjab & Haryana High Court CWP No.3793 of  1988  &  fully  agree  that  the  joining  report  of  the ndpetitioner  dated  1.7.87    is  final  and  his  2   joining (25.1.90) in response to punishment order does not in any way materially effect his position which he was made to submit under these circumstances.

Issue No.3 Punishing authority had forfeited the benefit of past service of the petitioner and Appellate authority restored past service.  The period of absence is to be converted into the  leave  of  kind  due  to  petitioner,  but  four  annual increment with cumulative effect was stopped.  Petitioner counsel argued that since the period of absence has been regularised  by  the  appellate  authority.    Therefore,  the charge of wilful absence no more survives and supported the version by a decision of the Punjab & Haryana High Court RSA No.1268/1986 decided on 15.1.88. I fully agree with the views expressed by Hon'ble Punjab  &  Haryana  High  Court  in  RSA  1268/1986. Petitioner  was  charge-sheeted  for  the  particular  period and  punished  for  the  same.    Appellate  authority regularised the absence period which means the very basis of the charge goes.  Under the circumstance he cannot be punished with the stoppage of four annual increment with cumulative  effect  from  whatever  date  as  there  exist  no charge  against  the  petitioner  absence  period  being already regularised. Under  the  circumstances  of  the  facts  discussed above,  I  accept  the  Revision  Petition  with  the  direction that  the  petitioner  be  treated  on  duty  with  all consequential service benefits from 1.7.87. The decision of the above case was kept reserved on

15.7.96 and has been dictated on 7.8.96.  The parties be informed accordingly.

Dated 7.8.96    Additional Registrar (General), Cooperative Societies, Punjab, Chandigarh."

5.    Learned  counsel  for  the  petitioner  has  argued  that respondent  No.2  remained  wilfully  and  unauthorisedly  absent  from

duty on various occasions earlier also and despite of acceptance of his various leave applications, he remained wilfully absent from duty from

01.07.1984 to 30.06.1987 for which he was awarded the punishment of forfeiture of his previous service and he was directed to submit fresh joining  report  and  the  said  order  was  modified  by  the  Appellate Authority and it was ordered that absence period be treated as leave of the kind due and his four annual increments with cumulative effect be stopped w.e.f. 22.01.1990 and the said order of the Appellate Authority has wrongly been set aside by the Revisional Authority only on the ground that once the absence period has been treated as leave of the kind due, therefore, no punishment can be awarded.

6.    Learned counsel for respondent No.2 has submitted that once  the  period  of  absence  has  been  condoned  by  the  Appellate Authority, vide order dated 22.01.1990, by treating the said period as leave of the kind due and the same implies that the period of absence was  regularised  hence  there  can  be  no  punishment  whatsoever  and, therefore,  the  order  passed  by  the  Revisional  Authority  is  perfectly legal and valid as the charge levelled in the chargesheet of absence does not survive.

7.    In  nutshell,  the  wilful  and  unauthorised  absence  of respondent  No.2  is  w.e.f.  01.07.1984  to  30.06.1987.    As  on,

01.07.1987,  respondent  No.2  submitted  his  joining  report,  which reflects that the absence period is of three years.  Revisional Authority vide order dated 07.08.1996 has set aside the punishment on the ground that since the absence of respondent No.2 has been regularised as leave

of the kind due, therefore, the punishment of stoppage of four annual increments with cumulative effect cannot stand.  As a matter of fact, respondent  No.2  has  been punished  for remaining  absent  from  duty wilfully  and  unauthorisedly  w.e.f.  01.07.1984  to  30.06.1987  for  a period of three years.  The said absence has not been condoned by the Appellate Authority and it has only been considered as leave of the kind  due  just  to  treat  the  absence  of  the  petitioner.    Therefore,  the finding  recorded  by  the  Revisional  Authority  to  the  effect  that  the absence period has been regularised by the Appellate Authority and on that basis the 'charge goes' is not the right interpretation of the order of the Appellate Authority, therefore, the same is totally wrong and cannot be sustained in the eyes of law and there is nothing wrong in imposing the punishment of stoppage of four annual increments with cumulative effect upon respondent No.2.

8.    The said view is supported by the law laid down by the Hon'ble Supreme Court in State of Punjab v. Dr. P.L. Singla, 2008(3) SCT 742, wherein it has been held as under: - "7. But the courts below have decreed the respondent's suit not because they recorded any finding to the contrary, but for a reason wholly unconnected with the disciplinary proceedings and imposition of penalty. The three courts have held that as a result of the subsequent order of the Governor dated 25.1.2001 according extraordinary leave for  the  period  of  absence  (1.6.1992  to  17.10.1997),  the misconduct was wiped out. They have proceeded on the basis that when the employer accords extra-ordinary leave in  respect  of  the  period  of  absence,  for  which  the punishment was imposed, the employer is deemed to have

condoned  the  unauthorized  absence.  The  courts  below therefore,  held  that  the  unauthorized  absence  of respondent  between  1.6.1992  and  17.10.1997  could  no longer be considered as unauthorized absence, and when the misconduct was erased, the punishment therefor also stood  erased.  It  is  the  correctness  of  this  finding  that arises for our consideration.

8. Unauthorized absence (or overstaying leave), is an act of  indiscipline.  Whenever  there  is  an  unauthorised absence  by  an  employee,  two  courses  are  open  to  the employer. The first is to condone the unauthorized absence by accepting the explanation and sanctioning leave for the period  of  the  unauthorized  absence  in  which  event  the misconduct  stood  condoned.  The  second  is  to  treat  the unauthorized absence as a misconduct, hold an enquiry and impose a punishment for the misconduct.

9.  An  employee  who  remains  unauthorisedly  absent  for some period (or who overstays the period of leave), on reporting back to duty, may apply for condonation of the absence by offering an explanation for such unauthorized absence  and  seek  grant  of  leave  for  that  period.  If  the employer  is  satisfied  that  there  was  sufficient  cause  or justification for the unauthorized absence (or the overstay after expiry of leave), the employer may condone the act of indiscipline and sanction leave post facto. If leave is so sanctioned and the unauthorized absence is condoned, it will  not  be  open  to  the  employer  to  thereafter  initiate disciplinary proceedings in regard to the said misconduct unless it had, while sanctioning leave, reserved the right to take disciplinary action in regard to the act of indiscipline. We  may  note  here  that  a  request  for  condoning  the absence  may  be  favourably  considered  where  the unauthorized absence is of a few days or a few months and RAVINDER SINGH the reason for absence is stated to be the sudden, serious

illness or unexpected bereavement in the family. But long unauthorized absences are not usually condoned. In fact in Security services where discipline is of utmost importance, even a few of days overstay is viewed very seriously. Be that as it may.

10. Where the employee who is unauthorizedly absent does not  report  back  to  duty  and  offer  any  satisfactory explanation,  or  where  the  explanation  offered  by  the employee  is  not  satisfactory,  the  employer  will  take recourse  to  disciplinary  action  in  regard  to  the unauthorised absence. Such disciplinary proceedings may lead to imposition of punishment ranging from a major penalty like dismissal or removal from service to a minor penalty like withholding of increments without cumulative effect. The extent of penalty will depend upon the nature of service, the position held by the employee, the period of absence and the cause/explanation for the absence.  Where  the  punishment  is  either  dismissal  or removal,  it  may  not  be  necessary  to  pass  any consequential  orders  relating  to  the  period  of unauthorized absence (unless the rules require otherwise). Where  the  punishment  awarded  for  the  unauthorized absence, does not result in severance of employment and the employee continues in service, it will be necessary to pass  some  consequential order  as  to  how  the period  of absence  should  be  accounted  for  and  dealt  with  in  the service  record.  If  the  unauthorized  absence  remains unaccounted,  it  will  result  in  break  in  service,  thereby affecting the seniority, pension, pay etc., of the employee. Any  consequential  order  directing  how  the  period  of absence  should  be  accounted,  is  an  accounting  and administrative  procedure,  which  does  not  affect  or supersede the order imposing punishment.

11.  In  this  case,  the  punishment  was  imposed  by  order dated  16.9.1999/11.10.1999.  That  order  was  not cancelled,  revoked  or  withdrawn.  The  subsequent  order dated 25.1.2001 merely accorded extraordinary leave in regard to the period of absence, but did not condone the unauthorized  absence  nor  wipe  out  the  punishment already imposed. The said order was only consequential to the imposition of punishment. Its effect was to maintain continuity of service of the respondent, but deny salary for the  period  of  absence  and  not  to  count  the  period  of absence as qualifying service for the purposes of pension. Its effect is certainly not to exonerate the respondent from the charge of unauthorised absence nor to wipe out the punishment. If the intention was to revoke the punishment, the order dated 25.1.2001 would have clearly stated so. But it did not.

12.  The  assumption  by  the  courts  below  that  when  an order  is  passed  according  extra-ordinary  leave  for  the period of  absence,  it  will  have the  effect  of  effacing  or erasing  the  punishment  already  imposed,  is  therefore incorrect  and  is  a  serious  error  of  law.  When  the  trial court and the appellate court had committed this serious error,  the  High  Court  ought  to  have  formulated  an appropriate  question  of  law  and  allowed  the  second appeal.  Instead,  it  chose  to  dismiss  the  second  appeal putting its seal of approval on a wrong interpretation of law  leading  to  serious  repercussions  in  regard  to discipline and administration. The judgment of the High Court confirming the orders of the courts below, therefore calls for interference.

13.  We  accordingly  allow  this  appeal,  set  aside  the judgments and decrees of the courts below and dismiss the suit  of  the  respondent.  Parties  to  bear  their  respective RAVINDER SINGH costs."

k

9.    To  the  same  effect  is  the  judgment  of  the  Hon'ble Supreme  Court  in  State  of  Punjab  and  others  v.  Charanjit  Singh, 2003(8) SCC 458 and this Court in Gurmit Singh v. Union of India and others 2023 NCPHHC 144068.

10.    The  matter  can  be  considered  from  another  angle  also. Admittedly, respondent No.2 remained unauthorisedly absent for three years  w.e.f.  01.07.1984  to  30.06.1987.    The  acceptance  of claim  of respondent No.2 would amount to giving premium to his unauthorised absence.  Therefore, punishment of stoppage of four annual increments with cumulative effect cannot be held to be invalid.

11.    In view of the above, present petition is allowed.  Order dated 07.08.1996 (Annexure P-9) passed by the Revisional Authority is set  aside  and  that  of  the  Appellate  Authority  dated  08.10.1992 (Annexure P-8) is restored.

(NAMIT KUMAR)

09.12.2024                     JUDGE R.S.

IN THE HIGH COURT OF PUNJAB AND HARYANA AT CHANDIGARH Reserved on: 19.11.2024 Pronounced on: 09.12.2024 The Punjab State Cooperative Agricultural Development Bank Ltd. ......Petitioner Versus The Additional Registrar (General), Cooperative Societies, Punjab and another ......Respondents CORAM: HON'BLE MR. JUSTICE NAMIT KUMAR Argued by: - Mr. H.S. Deol, Advocate, for the petitioner. Mr. Surya Kumar, AAG, Punjab. Mr. Harmeet Singh, Advocate, for respondent No.2.